안전한 문서보관

Secured Collection & Archiving
보안 유지된 조직 내 문서/정보의 자동 수집 및 문서 이력, 버전관리 기능을 통한 안전한 백업 및 문서 보관이 가능합니다.
기업 내에서 생산되는 정보/지식 중 80% 이상이 전자 문서화되어 개인PC와 파일서버에 흩어져 있습니다.
흩어져 있는 문서는 점차 잊혀지고 유실되는 것이 현재 문서 활용의 현실입니다.
문서업무 중에 혹시 이런 경험 없으신가요?
  • 문서가 저장되었던 HDD 파손으로 보관된 문서가 사라져 버렸다.
  • 업무도 바쁜데 매번 파일을 EDM/파일서버 등에 올려야 하나?
  • 매번 동료들에게 문서를 달라고 해서 외장하드에 저장하는 것도 한계네..
  • 퇴사자 정보/문서가 삭제되어 업무가 진행이 안 된다.
  • 어떤 파일이 최종 파일이지? 이전 작성 버전은 없나?
가치 있는 문서 안전하게 보관
잊혀지고 유실되던 가치 있는 문서를 [IN2]SearchBox 의 문서 자동 수집/안전 보관 기능으로 안전하게 보관할 수 있습니다.
문서의 자동수집 - Automatic Collection
  • 외장하드나 파일서버에 매번 수동으로 업로드 해야 했던 문서가 한 번의 설정으로 자동 수집 가능
  • 인력퇴사/부서이동/망각/분실 등 불안정한 자산으로 존재하는 문서를 자동 수집하고 보관할 수 있으며, 최대 50개의 공유폴더 및 파일서버에서 수집 가능
  • 수집될 PC/서버의 IP와 공유 폴더의 입력만으로 자동 수집 가능
※ 개인PC/파일서버 내 문서를 5분에서 1일 (1,440분) 주기로 설정하여 자동 수집 가능
수집된 문서의 안전한 보관 - Secured Archiving
[아카이빙 1 - 문서 이력관리]
문서 작성시 개인PC와 파일서버에는 최종본만 남지만 [IN2]SearchBox에는 변경이력이 저장되므로,
최종 완료까지의 버전이 관리되고 체계적인 문서 관리가 가능합니다.

공유폴더 내의 문서는 수집시기에 따라 [IN2]SearchBox에 자동 보관되기 때문에 문서 변경 시 자동으로 변경이력이 저장되며, 누적된 변경 이력 내용은 최대 5개까지 확인 가능합니다.

변경 이력이 5개를 넘을 경우 가장 오래된 문서부터 자동 삭제됩니다.
[아카이빙 2 - 삭제문서 안전보관]
하드 손상/ 부주의로 인한 관리로 내PC/파일서버 내의 문서가 삭제되어도 [IN2]SearchBox에서 문서를 안전하게 보관하고 있습니다. 원본 문서 분실 시에는 [IN2]SearchBox 내 삭제문서 보관함에서 안전하게 보관된 원본문서를 검색하여 활용할 수 있습니다.